Recentemente ho avuto una sessione con la comunità di Project Manager del dipartimento IT in STMicroelectronics a cui appartengo per condividere la mia esperienza su come creare un backward plan, o, come detto in italiano, piano inverso, oppure piano all’indietro.
Ho deciso dunque, in linea con l’obiettivo di questo blog, di scrivere un articolo per condividere al di fuori dell’azienda, anche come opportunità di confronto e capire se qualcuno di voi utilizza tecniche diverse per la definizione di un backward plan.
Spesso ci si trova in situazioni in cui serve definire un backward plan, a volte anche all’improvviso, per capire, ad esempio, se si è ancora in tempo per cominciare le attività al fine di rispettare una specifica data di scadenza. Ho ideato una tecnica semplice e veloce che permette di ottenere questo tipo di piano.
Ci possono essere svariati situazioni e contesti per cui è necessario definire un backward plan.
Solitamente questi sono i motivi principali:
- Hai una forte dipendenza da una data o l’orario di scadenza
- Vuoi sapere quando devi cominciare le attività
- Vuoi individuare punti temporali lungo il corso di esecuzione del piano per sistemarlo (analisi del percorso critico)
Probabilmente non te ne rendi conto, ma definisci un backward plan giornalmente sulla base di dove ti trovi, con chi ti trovi, e come ti trovi. Pensa, ad esempio, a quando devi andare a prendere tuo figlio a scuola, dove l’obiettivo e data di scadenza sono rappresentati dall’orario di uscita da scuola .
Partendo dall’orario di uscita consideri che sei in auto e devi tener conto del traffico. Il tempo di percorrenza dipende anche dal mezzo di trasporto che utilizzi, che è ridotto ad esempio con un mezzo a 2 ruote (scooter, moto, ecc.); pensi che lungo il tragitto ci sono anche lavori in corso che potrebbero aggiungere ritardo; quel giorno devi anche spedire una raccomandata all’ufficio postale e quindi tieni conto della sosta e del percorso in più da fare; devi anche fermarti al bancomat per prelevare del denaro; e cosi via.
Facendo una stima dei tempi necessari per fare tutte queste cose, alla fine calcolerai ed otterrai l’orario in cui dovrai uscire di casa. Questo è un classico esempio di backward plan, o di pianificazione all’indietro, che, come vedi, non necessariamente avviene in ambito professionale: partendo dalla fine, conosci quando devi cominciare (l’orario o la data di partenza) e come sistemare il piano facendo un’analisi del percorso critico all’indietro e, perché no, anche dei rischi associati (traffico più del solito, interruzioni stradali, bancomat fuori servizio, ecc.).
Analizziamo in dettaglio i motivi per cui creare un piano inverso o all’indietro.
Dipendenza da una data di fine o di completamento
Una data di scadenza che va rispettata senza condizioni stabilisce una forte dipendenza (limite DEVE FINIRE IL – MUST FINISH ON), che limita in maniera sostanziale il piano e che influenza l’esecuzione dello stesso.
Di seguito alcuni esempi di fattori da cui scaturisce la data di scadenza da rispettare:
- Leggi governative
- Richieste dal CEO o vice presidenti dell’azienda
- Condizioni contrattuali
- Anticipare il mercato e la concorrenza
- Deterioramento o esaurimento dei materiali, delle macchine o dispositivi
- Limitazioni personali
Conoscere la data di inizio delle attività
È fondamentale sapere il momento in cui occorre iniziare le attività per essere certi di raggiungere l’obiettivo e completare tutto entro la data di scadenza.
La data, o ora di inizio, possono rappresentare:
- orari di uscita da casa per andare a prendere tuo figlio a scuola (come nell’esempio fatto all’inizio dell’articolo)
- orari di partenza dall’aereoporto per raggiungere l’ufficio di destinazione per una presentazione importante
- la data in cui del budget deve essere reso disponibile per approfittare di uno sconto entro una certa data
- una data in cui iniziare ad apportare le modifiche ai sistemi per essere conformi alle leggi governative (per es. GDPR)
Gli esempi possono essere tanti in base agli ambiti e contesti differenti, personale o professionale, in cui ti trovi.
Analisi del percorso critico
L’analisi del percorso critico è fondamentale perché ti permette di identificare quali attività devono essere completate in tempo affinché l’intero piano possa essere completato in tempo, quindi senza alcun ritardo e impatti sui costi, qualità o di altro genere (non vorresti lasciare tuo figlio solo ad aspettare davanti alla scuola).
In più, possiamo anche identificare quali attività possono essere ottimizzate o monitorate più attentamente per prevenire il rischio di ritardo, aggiustando opportunamente il piano.
Ora vi espongo 4 semplici passi per la definizione di un backward plan.
Come creare un backward plan in 4 semplici passi
La tecnica che sto per illustrati per la creazione del backward plan utilizza il tipo di dipendenza Start to Finish (SF). Per un approfondimento sui tipi di dipendenza delle attività puoi leggere l’articolo “Dipendenze delle attività: tipi ed esempi“.
La dipendenza Start to Finish, a differenza delle altre, è usata raramente, così come riportato nel PMBOK 6a edizione (paragrafo 6.3.2.1 SEQUENCE ACTIVITIES: TOOLS AND TECHNIQUES – Precedence Diagramming Method, ossia Metodo del Diagramma delle Precedenze). Io l’applico quando voglio legare una specifica attività ad un’altra che influenzi la data di fine prima che l’attività stessa inizi.
Ad esempio, puoi usare la dipendenza Start to Finish (SF) per collegare un training di formazione agli utenti finali all’attività di rilascio in produzione di un aggiornamento di un software. La formazione finisce al momento in cui il rilascio in produzione inizia. Questo tipo di dipendenza puoi vederlo infatti come una programmazione inversa. E da qui nasce l’idea di come creare un backward plan usando questo tipo di dipendenza.
Semmai la data di rilascio dovesse slittare per qualsiasi motivo (ritardo dell’attività di sviluppo, problemi gravi e critici identificati durante i test di accettazione, etc.), l’attività di formazione verrebbe riprogrammata automaticamente, proprio perché si vuole assicurare che la formazione avvenga solo ed in prossimità del rilascio, per evitare che gli utenti dimentichino ciò che hanno appreso durante la sessione.
Per creare un backward plan ti basta seguire questi 4 semplici passi:
- Definisci l’obiettivo partendo dalla data di fine o scadenza che occorre rispettare
- Elenca le attività o i passi da eseguire per raggiungere l’obiettivo
- Oganizza le attività in ordine inverso dall’ultimo al primo
- Programma le attività utilizzando il tipo di dipendenza Start to Finish (SF)
1. Definire l’obiettivo
Per costruire un backward plan bisogna prima definire l’obiettivo partendo dalla fine, dalla data o ora di scadenza. Questo è il primo passo ed è fondamentale per la definizione del piano. Senza un obiettivo non saremmo neanche in grado di procedere oltre.
In riferimento all’esempio fatto all’inizio dell’articolo, l’obiettivo è l’ora di uscita di tuo figlio a scuola.
2. Elencare tutti i passi o attività
Poi, devi elencare le attività necessarie per raggiungere l’obiettivo.
Preoccupati di fare un elenco anche non ordinato, perché quello è il prossimo passo.
L’importante è non dimenticare nulla per assicurare di avere un backward plan il più completo possibile per poter fare un’analisi completa del percorso critico.
Per ogni attività prendi nota anche della stima della durata perché ti servirà a definire la programmazione all’ultimo passo.
3. Organizzare i passi o le attività in ordine inverso
Una volta elencate le attività, probabilmente non sono ancora ordinate.
Ma, per costruire il backward plan, occorre ordinarle in ordine inverso partendo dall’obiettivo fino al momento in cui dovrai iniziare con la prima attività.
4. Programmare i passi o le attività
Infine, dovrai programmare le attività in maniera da collegarle dall’ultima, l’obiettivo, dunque la data finale o di scadenza, alla prima attività che ci indicherà la data in cui dobbiamo iniziare per assicurarci di raggiungere l’obiettivo, come richiesto dalle limitazioni esterne.
Con l’aiuto di un software per la programmazione, come ad esempio Microsoft Project, aggiungi le attività identificate dalla prima all’ultima costruendo il Gantt Chart.
Partendo dall’ultima attività, che rappresenta il nostro obiettivo, collegale una alla volta utilizzando la dipendenza Start to Finish (SF), come mostrato nell’animazione seguente:
Nella GIF di esempio, tutte le attività sono state inserite in un file di Microsoft Project insieme alla durata stimata ed alcune milestone che rappresentano obiettivi intermedi da condividere con il gruppo di progetto o altri individui interessati che possano influenzare o impattare l’esecuzione del piano.
L’esempio mostrato è un caso reale sviluppato velocemente durante una riunione con membri del gruppo di progetto per sfruttare un’opportunità di installazione della suite Tibco su nuovi server entro la fine dell’anno, per essere pronti con altre attività. Questo obiettivo non era nel piano iniziale ma non poteva essere tralasciato o trascurato per importanti vantaggi dal punto di vista del progetto, e quindi per l’azienda.
Per ottenere ciò, avremmo dovuto avere del budget aggiuntivo per l’acquisto dei server, e serviva capire quando questo doveva essere disponibile per l’acquisto, la consegna, l’installazione ed infine la configurazione.
Come puoi notare, partendo dall’ultima attività che rappresenta l’obiettivo finale, man mano che il collegamento tramite la dipendenza Start to Finish (SF) è impostato, le attività di spostano in maniera tale da far coincidere la data di fine con quella di inizio dell’attività successiva, fino ad arrivare alla data di inizio, il giorno o l’ora in cui devono iniziare le attività per raggiungere l’obiettivo.
Con questo backward plan sono stato in grado di condividere con il management ed i controllori finanziari l’esigenza di ottenere quel budget entro una certa di data, di quando l’ordine doveva essere emesso, pena la mancanza di usufruire dei vantaggi illustrati.
Ci sono delle considerazioni da fare. Questa tecnica di definizione del backward plan va utilizzata per fare simulazioni e non per sviluppare l’intero piano di progetto, che va fatto con la tecnica di pianificazione in avanti, utilizzando le dipendenze delle attività più comuni. Infatti, con la dipendenza Start to Finish (SF), se uno dei task iniziali ritarda non avrebbe nessuna influenza su quelli successivi. L’utilità è legata alla data di scadenza dell’obiettivo: se questo si sposta allora tutti i task che lo precedono vengono riprogrammati automaticamente, inclusa la data di inizio di tutte le attività.
Spero di esserti stato chiaro con la spiegazione di questa tecnica veloce e semplice che per spiega come creare un backward plan che potrai utilizzare in tutte le situazioni sia in ambito personale che professionale.
Pensi che questa tecnica ti sarà utile?
Hai altre tecniche da proporre oppure hai suggerimenti per migliorare questa?
Fammelo sapere nei commenti oppure contattami direttamente.
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